Nacházíte se zde: Úvod > Zahraniční vztahy > Informace pro zaměstnance fakulty > Zahraniční cesty > Krok za krokem - Zahraniční cesty zaměstnanců (kromě mobilit Erasmus+)

Krok za krokem - Zahraniční cesty zaměstnanců (kromě mobilit Erasmus+)

 

Při procesu schvalování a vyúčtování pracovní cesty do zahraničí postupuje zaměstnanec ZSF JU v souladu s Metodickým pokynem tajemníka ZSF JU k postupu při poskytování cestovních náhrad a aplikace tohoto opatření do podmínek ZSF JU.

Před výjezdem


Cesta do zahraničí v souladu s plánem zahraničních cest

Jedná-li se o zahraniční pracovní cestu, která je v souladu se schváleným plánem zahraničních cest, posílejte vyplněné cestovní příkazy přes referentku ústavu vnitřní poštou na Kancelář pro zahraniční vztahy ke schválení. POZOR! - referentka ústavu musí CP přidělit čárový PID kód!

Zaslat CP na Kancelář pro zahraniční vztahy ke schválení proděkanovi pro zahraniční vztahy (vždy s čárovým PID kódem).

Schválené CP budou dále zaslány na ekonomické oddělení ke schválení tajemníkovi fakulty a poté ke schválení paní děkance. Originál potvrzeného CP bude poté zaslán k Vašim rukám.

 

Cesta do zahraničí nad rámec plánu zahraničních cest

Pokud zahraniční cesta není ve schváleném plánu zahraničních cest, je navíc nutné k vyplněnému CP s čárovým PID kódem přiložit žádost o schválení zahraniční pracovní cesty s vyjádřením ředitele/ředitelky ústavu.

 

Vyplnit formulář cestovního příkazu (CP) v těchto kolonkách:

  • Příjmení, Jméno, Titul
  • Trvalé bydliště
  • Útvar, osobní číslo, e-mail, tel.linka
  • Počátek cesty ve tvaru: Č. Budějovice – ZSF (příp. bydliště), datum, čas
  • Místo jednání ve tvaru: Země, město
  • Účel cesty (např. aktivní účast na konferenci)
  • Konec cesty ve tvaru: Č. Budějovice – ZSF (příp. bydliště), datum
  • Spolucestující: pokud cestujete s kolegou, vyplňte jeho/její jméno a příjmení
  • Zdroj financování

 

Cesta autem vlastním

Pokud máte v úmyslu jet na zahraniční pracovní cestu autem vlastním (AUV), je nutné přiložit k vyplněnému CP i žádost o povolení použití vlastního automobilu. Proto, aby bylo možné využít AUV, musíte předat kopii velkého technického průkazu a kopii havarijního pojištění na eko. oddělení k rukám paní Janákové. Dále je nezbytné absolvovat školení o použití  AUV na služební cesty. Kontaktní osobou je Ing. Jan Faschingbauer.


Letenky

Jsou dvě možnosti zajištění letenek.

  1. Zaměstnanec si letenku zajistí sám a doklad o zaplacení přiloží k vyúčtování Cestovního příkazu. Tato varianta je obvykle méně finančně nákladné, protože zaměstnanci jakožto fyzické osoby mohou letenky nakoupit od různých zprostředkovatelů, kteří nabízejí letenky za nižší ceny. Např. Skyscanner
  2. Letenku objedná kancelář pro zahraniční vztahy a letenku předá zaměstnanci před cestou. Finančně méně výhodná varianta, poněvadž dodavatelé letenek nemohou konkurovat cenám internetových obchodů.


Konferenčního poplatek

V případě platby konferenčního poplatku před konferencí, je nutné mít schválený CP a poté je možné kontaktovat Kancelář pro zahraniční oddělení z žádostí o platbu poplatku. Pro tyto účely je nutné v případě platby konferenčního poplatku platební kartou, zaslat na email zahr@zsf.jcu.cz žádost o úhradu poplatku on-line nebo v případě platby poplatku bankovním převodem zaslat žádost o úhradu poplatku převodem.

 

Pojištění

Zaměstnanci fakulty jsou povinni mít před cestou sjednané zahraniční pojištění v minimálním stanoveném rozsahu. Kancelář pro zahraniční vztahy nabízí vyjíždějícím zaměstnancům pojištění do zahraničí UNIQA za zvýhodněné ceny. Zaměstannec nahlásí termín výjezdu, zvolený tarif a uhradí pojištění na pokladně u paní Janákové. Pojištění mu pak bude proplaceno v rámci vyúčtování cestovního příkazu.


Ubytování

Opět existují dvě možnosti zajištění ubytování:

  1. Zaměstnanec si ubytování rezervuje sám a doklad o zaplacení po návratu ze zahraničí přiloží k cestovnímu příkazu.
  2. Zaměstnanec požádá o zajištění ubytování kancelář pro zahraniční vztahy.


Záloha

Zálohana cestu je vyřizována až po schválení CP paní děkankou. Pokud požadujete zálohu, zašlete, prosím, mailem na zahr@zsf.jcu.cz následující podklady k vyplacení zálohy:

  • ubytování – předpokládaná cena ubytování za noc;
  • způsob dopravy a pojištění.

Kancelář pro zahraniční vztahy vypracuje podklady k vyplacení zálohy (100% kalkulované částky na ubytování a 80 % z ostatních kalkulovaných nákladů) a předá podklady na ekonomické oddělení. O záloze připravené k vyzvednutí informuje ekonomické oddělení vyjíždějícího zaměstnance přímo.

 

Po návratu


Doplnit do formuláře CP potřebné údaje v souladu s příslušnými doklady (datum a čas přejezdu přes hranice ČR nebo odletu/příletu z/do ČR), napsat datum + podpis na zadní straně a spolu s příslušnými doklady o zaplacení (za ubytování, dopravu, pojištění, atd.) nalepenými na A4 předat na ekonomické oddělení ke zpracování vyúčtování – a to do 10-ti dnů po návratu ze zahraniční pracovní cesty.

Zpráva ze zahraniční cesty – vyplňte formulář závěrečné zprávy a poté zašlete elektronicky na sip@zsf.jcu.cz a v kopii na zahr@zsf.jcu.cz