Organizační pravidla

Je nutné dodržet schválené termíny a způsob dopravy uvedené v žádosti o povolení pracovní cesty.

Cíl mobility zaměstnance

Cílem mobility je mimo jiné i navázat odborné kontakty, propojit akademické zájmy, diskutovat možnosti publikační a případně projektové spolupráce. Součástí je také zjištění potřeb partnerské instituce a hledání společných příležitostí pro budoucí spolupráci.

Potvrzení o účasti na mobilitě

Je doporučováno nechat si zahraniční přijímající stranou potvrdit Potvrzení o účasti na konferenci/mobilitě.

Administrativní podpora

Ing. Jana Ředinová, Kancelář pro zahraniční vztahy, ZSF JU (KZV)

Řešitel projektu (příkazce operace). Každý, kdo plánuje zahraniční cestu hrazenou z projektu, musí předem ověřit dostupné finanční prostředky. Klíčovou osobou je řešitel projektu (tzv. příkazce operace), který má přehled o rozpočtu a schvaluje využití peněz na konkrétní služební cestu. Před přípravou cesty je nutné se s řešitelem spojit a projednat finanční možnosti a podmínky čerpání.

Postup

V dostatečném předstihu (doporučujeme měsíc před odjezdem) je nutné začít vyřizovat jednotlivé administrativní úkony.

Cestovní příkaz se vyřizuje výhradně elektronicky v systému VERSO.

Vyplňuje formulář „Příkaz na zahraniční cestu“ (PZCe).

Postup je popsán v Metodice proděkana pro zahraniční vztahy.

Účast na konferenci

V případě aktivní účasti na konferenci je nutné řádně se na konference registrovat popř. uhradit účastnický poplatek.

Doprava a ubytování

Ubytování: Zaměstnanec zajišťuje sám, cenu uvede do PZCE.

Doprava:

• Vlak/autobus: Zaměstnanec vyhledá spojení, originály jízdenek přikládá k výkazu.
• Letenky: Možnosti vyhledání a zajištění letenek jsou detailně popsány v metodice.
• Vlastní auto (AUV): Nutné povolení, kopie technického průkazu, havarijního pojištění a doklad o školení řidičů.

Cestovní pojištění

Zaměstnanec požádá KZV o zajištění pojištění. Při nákupu letenky je nutné pojištění storna – v takovém případě se nejprve rezervuje letenka, až poté ubytování.

Záloha

Po schválení cesty lze podat žádost o zálohu ve VERSO, kde zaměstnanec uvádí částku, měnu a, způsob výplaty.

Náklady

• Ubytování, vedlejší a další výdaje zaměstnanec doplní do PZCe.
• Stravné se počítá automaticky.
• je nutné uvést zdroj financování (lze více zdrojů) a způsob proplacení. Pokud si zaměstnanec není jist rozložením financí, doporučuje se kontaktovat Ekonomické oddělení ZSF JU a nechat zdroje zkontrolovat.

Plán zahraničních cest je soubor všech zahraničních výjezdů zaměstnanců (v pracovním poměru i na DPP/DPC), které fakulta připravuje na daný rok. Sestavuje se na základě výzvy proděkana pro zahraniční vztahy, který na začátku kalendářního roku vyzve ředitelky a ředitele ústavů a vedoucí pracovišť, aby předložili návrhy služebních cest spadajících do jejich působnosti.

Ostatní zahraniční cesty

Do této kategorie spadají všechny zahraniční cesty nad rámec programu Erasmus+. Jedná se o návštěvy iniciující budoucí spolupráci, účast na konferencích, mobility v rámci řešených zahraničních projektů a další zahraniční cesty, které svým charakterem nemohou být řešeny prostřednictvím programu Erasmus.

Změny v plánu a jejich schvalování

V případě potřeby doplnění nového výjezdu do již schváleného seznamu je nutné podat žádost o schválení zahraniční pracovní cesty. Vyplněný formulář musí být potvrzen přímým nadřízeným a následně zaslán proděkanovi pro zahraniční vztahy. O výsledku posouzení bude žadatel informován.

Do 10 kalendářních dnů:

• Vyplnit Erasmus - výkaz po cestě ve VERSO, naskenovat a vložit doklady o zaplacení. Vytisknout košilku příloh z VERSO, přiložit originály dokladů a vše předat zaslat vnitřní poštou paní Lence Chvátalové (EKO).

Závěrečné povinnosti:

• Předat ORIGINÁL CONFIRMATION Ing. Janě Ředinové.
• Vyplnit EU Survey – do e-mailu uvedeného v účastnické smlouvě přijde odkaz na online dotazník (odesílatel: Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript.). Často končí ve spamu – nutno zkontrolovat. Pokud e-mail nedorazí, kontaktovat Mgr. Zdeňku Novotnou (ÚZV Rektorát).
• Zpracovat závěrečnou  zprávu a zaslat na: Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript.
• Připravit podklad pro aktualitu na web.