krok za krokem pro zaměstnance vyjíždějící na zahraniční cestu

PŘED CESTOU

Od 1. 3. 2025 se všechny zahraniční služební cesty vyřizují výhradně elektronicky v systému VERSO. Doporučuje se řešit PŘÍKAZ S DOSTATEČNÝM PŘEDSTIHEM.

Podrobný postup je popsán v Metodice proděkana pro zahraniční vztahy.

1. Cesta v souladu s plánem zahraničních cest

• Zaměstnanec vyplní Příkaz zahraniční cesty elektronický (PZCe) v systému VERSO.
• Vygeneruje číslo PZCe.
• Vyplní schvalovací doložku (SD).
• Odešle SD e-mailem na: Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript.
• Po obdržení schválené SD dokončí PZCe ve VERSO.

2. Cesta mimo plán zahraničních cest

• Vyplnit žádost o schválení cesty (s vyjádřením ředitele ústavu).
• Požádat děkanku o schválení cesty mimo plán.
• Stanovisko děkanky zaslat na: Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript..

1. PŘÍPRAVA CESTY

Ubytování: zajišťuje si zaměstnanec sám, do PZCe uvede orientační cenu.

Doprava:

1. Spojení vlakem/autobusem: vyhledává zaměstnanec, originály jízdenek se přikládají k výkazu.
2. Letenky (tři možnosti – Podrobný postup je uveden v metodice): 
   • Vlastní vyhledání + objednání přes KZV
   • Zajištění přímo přes KZV
   • Samostatný nákup

3. Použití AUV (vlastní auto):

   • Žádost o povolení
   • Kopie technického prūkazu
   • Kopie havarijního pojištění
   • Doklad o školení řidičů

Cestovní pojištění:

• • Požádat na: Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript. (uvést tarif a termín), nebo
  • Předložit čestné prohlášení.

Záloha:

• • Po schválení cesty zadá požadavek do VERSO (uvést částku, měnu, způsob výplaty).

Konferenční poplatek:

V případě, že je nutné uhradit poplatek související se zahraniční pracovní cestou (např. účastnický, konferenční, registrační apod.), existují dvě možnosti:

1. Úhrada zaměstnancem z vlastních prostředků

• • Zaměstnanec uhradí poplatek samostatně a uvede jej v zahraničním příkazu k pracovní cestě.
  • Doklad o platbě (např. faktura, potvrzení o platbě, PDF výpis z banky apod.) je nutné přiložit k vyúčtování cestovního příkazu.
  • Platba musí být doložena originálem nebo kopií dokladu o zaplacení.

2. Úhrada prostřednictvím fakulty

• • Vyjíždějící pracovník vyplní Žádost o proplacení účastnického poplatku, ve které uvede:
  • výši poplatku, měnu a způsob platby (např. převod, platební karta),
  • zdroj financování (parametry interní účetní zakázky)
    • žádost e-mailem na: Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript. (způsob úhrady: online/kartou/převodem).

Víza:

V případě vízové povinnosti pro vstup do cílové země zajišťuje vízum zaměstnanec prostřednictvím příslušného zastupitelského úřadu (ambasády nebo konzulátu).

2. NÁKLADY CESTY

• Zaměstnanec doplní:
• ubytování, vedlejší výdaje, další náklady.
• Stravné se vypočítá automaticky.
• Ve spodní části Příkazu Zahraniční Cesty (PZCe):
• zadá zdroje financování (možno zadat více zdrojů),
• způsob proplacení (hotově/převodem).
• Číslo účtu musí odpovídat tomu, které je evidováno na JU.

Pozor: V případě vícezdrojových PZCe, pokud si zaměstnanec není jist rozložením financování, může kontaktovat KZV telefonicky nebo e-mailem a požádat o doplnění ve VERSU.

PO NÁVRATU

Do 10 kalendářních dní:

1. Vyplnit výkaz ze zahraniční cesty ve VERSO.
2. Naskenovat a vložit doklady o zaplacení.
3. Vytisknout košilku příloh z VERSO.
4. K tištěné košilce přiložit originály dokladů.
5. Předat nebo zaslat vnitřní poštou paní Lence Chvátalové (EKO).

ZÁVĚREČNÉ POVINNOSTI

• Vyplnit formulář závěrečné zprávy a zaslat na: Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript.
• Připravit podklad pro aktualitu na web.

Vyjíždím na Erasmus

V dostatečném předstihu (doporučujeme měsíc před odjezdem) je nutné s partnerskou institucí domluvit přesný termín pobytu a harmonogram přednášek a současně s tím vykorespondovat potvrzení formuláře Mobility agreement - teaching nebo Mobility agreement-training. České verze těchto dvou dokumentů Smlouva o školení a Smlouva o výukovém pobytu je možné použít v případě výjezdu na Slovensko.

Dále je potřeba vyplnit Cestovní příkaz pro zahraniční pracovní cestu - školení nebo Cestovní příkaz pro zahraniční pracovní cestu - výukový pobyt a spolu s vyplněnou Účastnickou smlouvou pro mobilitu zaměstnanců - školení nebo Účastnickou smlouvou pro mobilitu zaměstnanců – výukový pobyt zaslat na Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript..

Vyšší moc

Na základě zkušeností z případů s uplatňováním vyšší moci, které se objevily v důsledku pandemie COVID-19 v roce 2020, byla Domem zahraniční spolupráce (DZS) vypracována podrobná metodika vztahující se k této problematice. Útvar pro zahraniční vztahy JU, zpracoval stručný výtah z této metodiky pro všechny vyjíždějící studenty i zaměstnance. Doporučujeme podrobné prostudování, před zajišťováním výjezdu, tak aby jste, v případě uplatnění vyšší moci, měli k dispozici relevantní dokumenty.

Délka pobytu v zahraničí

Finanční podpora se poskytuje na oprávněné aktivity, které se uskuteční mezi 1. 9. 2024 a 30. 9. 2025.

Doba trvání výuky nebo školení odpovídá minimálně 2 dnům maximálně 2 měsícům bez doby cestování. Výuka však musí trvat minimálně 8 hodin za týden nebo kratší dobu. (tzn. minimálně 2 dny a 8 hodin výuky)

Upozorňujeme na nutnost dodržování termínů a způsobu dopravy určeného zaměstnavatelem, které jsou uvedeny v žádosti o povolení pracovní cesty. Pracovní cestu nelze zahájit v pátek, v sobotu lze pouze v případě, že se jedná o vzdálené místo pobytu a část neděle bude využita na odpočinek po cestě. V tomto případě je nutné podat písemně vysvětlení. Stejně tak by poslední den pobytu měla být nejpozději sobota. Toto je nutné zohlednit již při vyplňování všech dokumentů !

Vyplacení zálohy

Účastníkovi bude k realizaci mobility poskytnuta záloha. Výplata zálohy bude uskutečněna výhradně na základě řádně vyplněného a schváleného cestovního příkazu. Záloha bude poskytnuta v plné výši, tj. výše zálohy se stanoví vynásobením počtu dnů mobility a odpovídající denní sazby na pobytové náklady pro příslušnou hostitelskou zemi (pouze na fyzické období mobility bez dnů cesty).

Záloha je vyplácena v hotovosti v EUR na pokladně Rektorátu JU.

Pokud účastník požaduje jiný způsob výplaty zálohy či jinou výši zálohy, specifikuje způsob/výši zálohy v bodě 4.4. Účastnické smlouvy.

Výše denních sazeb Erasmus+ naleznete zde.

POZOR!!  Na přijímající univerzitě je nutné nechat si potvrdit CONFIRMATION nebo POTVRZENÍ O MOBILITĚ a přivézt ORIGINÁL.

Vracím se z Erasmu

Do 10 dnů po návratu z cesty ze zahraničí je nutné:

• odevzdat na ekonomické oddělení- Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript. spolu s podepsaným cestovním příkazem i originál doklady o zaplacení související s pobytem zahraničí, na základě kterých bude cestovní příkaz vyúčtován. Zároveň je nutné k dokladům přiložit i ORIGINÁL  Confirmation of teaching/training a kopii zaslat mailem na Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript.. Českou verzi Potvrzení o délce pobytu je možné použít v případě výjezdu na Slovensko.
• dále do mailu Vám přijde tzv. EU Survey - z mailové adresy: Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript. - POZOR ČASTO KONČÍ V NEVYŽÁDANÉ POŠTĚ NEBO VE SPAMU. V mailu naleznete odkaz na on-line dotazník a ten musíte vyplnit. Pokud mail neobdržíte, kontaktujte přímo Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript. na rektorátu a ona Vám nechá e-mail znovu poslat.
• zaslat vyplněnou Závěrečnou zprávu ze zahraniční cesty na Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript. (sken s podpisem).

Metodika zpracování zahraniční mobility

• Metodika zpracování zahraniční mobility

Žádost o mobilitu

• Jazykový pas
• Jazykový pas- instrukce 

Erasmus+ výukový pobyt

• Mobilitní smlouva - výuka
• Mobility Agreement - Teaching
• Potvrzení o délce výuky v zahraničí
• Confirmation Teaching
• Účastnická smlouva
• Výše sazeb Erasmus+ na pobytové náklady zaměstnanců 

Erasmus+ školení

• Mobilitní smlouva - školení
• Mobility Agreement - Training
• Potvrzení o délce školení v zahraničí
• Confirmation of training
• Účastnická smlouva
• Výše sazeb Erasmus+ na pobytové náklady zaměstnanců 

Ostatní zahraniční cesty

• Žádost o schválení zahraniční pracovní cesty
• Žádost o použití soukromého silničního motorového vozidla k pracovní cestě
• Schvalovací doložka před CPZe
• Čestné prohlášení zaměstnance o cestovním pojištění 
• Žádost o úhradu účastnického poplatku platební kartou
• Formulář závěrečné zprávy