Mobility zaměstnanců
krok za krokem pro zaměstnance vyjíždějící na zahraniční cestu
PŘED CESTOU
Od 1. 3. 2025 se všechny zahraniční služební cesty vyřizují výhradně elektronicky v systému VERSO. Doporučuje se řešit PŘÍKAZ S DOSTATEČNÝM PŘEDSTIHEM.
Podrobný postup je popsán v Metodice proděkana pro zahraniční vztahy.
- Cesta v souladu s plánem zahraničních cest
- Zaměstnanec vyplní Příkaz zahraniční cesty elektronický (PZCe) v systému VERSO.
- Vygeneruje číslo PZCe.
- Vyplní schvalovací doložku (SD).
- Odešle SD e-mailem na:
Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript. - Po obdržení schválené SD dokončí PZCe ve VERSO.
- Cesta mimo plán zahraničních cest
- Vyplnit žádost o schválení cesty (s vyjádřením ředitele ústavu).
- Požádat děkanku o schválení cesty mimo plán.
- Stanovisko děkanky zaslat na:
Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript. .
1. PŘÍPRAVA CESTY
Ubytování: zajišťuje si zaměstnanec sám, do PZCe uvede orientační cenu.
Doprava:
- Spojení vlakem/autobusem: vyhledává zaměstnanec, originály jízdenek se přikládají k výkazu.
- Letenky (tři možnosti – Podrobný postup je uveden v metodice):
- Vlastní vyhledání + objednání přes KZV
- Zajištění přímo přes KZV
- Samostatný nákup
-
Použití AUV (vlastní auto):
- Žádost o povolení
- Kopie technického prūkazu
- Kopie havarijního pojištění
- Doklad o školení řidičů
Cestovní pojištění:
-
- Požádat na:
Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript. (uvést tarif a termín), nebo - Předložit čestné prohlášení.
- Požádat na:
Záloha:
-
- Po schválení cesty zadá požadavek do VERSO (uvést částku, měnu, způsob výplaty).
Konferenční poplatek:
V případě, že je nutné uhradit poplatek související se zahraniční pracovní cestou (např. účastnický, konferenční, registrační apod.), existují dvě možnosti:
1. Úhrada zaměstnancem z vlastních prostředků
-
- Zaměstnanec uhradí poplatek samostatně a uvede jej v zahraničním příkazu k pracovní cestě.
- Doklad o platbě (např. faktura, potvrzení o platbě, PDF výpis z banky apod.) je nutné přiložit k vyúčtování cestovního příkazu.
- Platba musí být doložena originálem nebo kopií dokladu o zaplacení.
2. Úhrada prostřednictvím fakulty
-
- Vyjíždějící pracovník vyplní Žádost o proplacení účastnického poplatku, ve které uvede:
- výši poplatku, měnu a způsob platby (např. převod, platební karta),
- zdroj financování (parametry interní účetní zakázky)
- žádost e-mailem na:
Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript. (způsob úhrady: online/kartou/převodem).
- žádost e-mailem na:
Víza:
V případě vízové povinnosti pro vstup do cílové země zajišťuje vízum zaměstnanec prostřednictvím příslušného zastupitelského úřadu (ambasády nebo konzulátu).
2. NÁKLADY CESTY
- Zaměstnanec doplní:
- ubytování, vedlejší výdaje, další náklady.
- Stravné se vypočítá automaticky.
- Ve spodní části Příkazu Zahraniční Cesty (PZCe):
- zadá zdroje financování (možno zadat více zdrojů),
- způsob proplacení (hotově/převodem).
- Číslo účtu musí odpovídat tomu, které je evidováno na JU.
Pozor: V případě vícezdrojových PZCe, pokud si zaměstnanec není jist rozložením financování, může kontaktovat KZV telefonicky nebo e-mailem a požádat o doplnění ve VERSU.
PO NÁVRATU
Do 10 kalendářních dní:
- Vyplnit výkaz ze zahraniční cesty ve VERSO.
- Naskenovat a vložit doklady o zaplacení.
- Vytisknout košilku příloh z VERSO.
- K tištěné košilce přiložit originály dokladů.
- Předat nebo zaslat vnitřní poštou paní Lence Chvátalové (EKO).
ZÁVĚREČNÉ POVINNOSTI
- Vyplnit formulář závěrečné zprávy a zaslat na:
Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript. - Připravit podklad pro aktualitu na web.
Vyjíždím na Erasmus
V dostatečném předstihu (doporučujeme měsíc před odjezdem) je nutné s partnerskou institucí domluvit přesný termín pobytu a harmonogram přednášek a současně s tím vykorespondovat potvrzení formuláře Mobility agreement - teaching nebo Mobility agreement-training. České verze těchto dvou dokumentů Smlouva o školení a Smlouva o výukovém pobytu je možné použít v případě výjezdu na Slovensko.
Dále je potřeba vyplnit Cestovní příkaz pro zahraniční pracovní cestu - školení nebo Cestovní příkaz pro zahraniční pracovní cestu - výukový pobyt a spolu s vyplněnou Účastnickou smlouvou pro mobilitu zaměstnanců - školení nebo Účastnickou smlouvou pro mobilitu zaměstnanců – výukový pobyt zaslat na
Vyšší moc
Na základě zkušeností z případů s uplatňováním vyšší moci, které se objevily v důsledku pandemie COVID-19 v roce 2020, byla Domem zahraniční spolupráce (DZS) vypracována podrobná metodika vztahující se k této problematice. Útvar pro zahraniční vztahy JU, zpracoval stručný výtah z této metodiky pro všechny vyjíždějící studenty i zaměstnance. Doporučujeme podrobné prostudování, před zajišťováním výjezdu, tak aby jste, v případě uplatnění vyšší moci, měli k dispozici relevantní dokumenty.
Délka pobytu v zahraničí
Finanční podpora se poskytuje na oprávněné aktivity, které se uskuteční mezi 1. 9. 2024 a 30. 9. 2025.
Doba trvání výuky nebo školení odpovídá minimálně 2 dnům maximálně 2 měsícům bez doby cestování. Výuka však musí trvat minimálně 8 hodin za týden nebo kratší dobu. (tzn. minimálně 2 dny a 8 hodin výuky)
Upozorňujeme na nutnost dodržování termínů a způsobu dopravy určeného zaměstnavatelem, které jsou uvedeny v žádosti o povolení pracovní cesty. Pracovní cestu nelze zahájit v pátek, v sobotu lze pouze v případě, že se jedná o vzdálené místo pobytu a část neděle bude využita na odpočinek po cestě. V tomto případě je nutné podat písemně vysvětlení. Stejně tak by poslední den pobytu měla být nejpozději sobota. Toto je nutné zohlednit již při vyplňování všech dokumentů !
Vyplacení zálohy
Účastníkovi bude k realizaci mobility poskytnuta záloha. Výplata zálohy bude uskutečněna výhradně na základě řádně vyplněného a schváleného cestovního příkazu. Záloha bude poskytnuta v plné výši, tj. výše zálohy se stanoví vynásobením počtu dnů mobility a odpovídající denní sazby na pobytové náklady pro příslušnou hostitelskou zemi (pouze na fyzické období mobility bez dnů cesty).
Záloha je vyplácena v hotovosti v EUR na pokladně Rektorátu JU.
Pokud účastník požaduje jiný způsob výplaty zálohy či jinou výši zálohy, specifikuje způsob/výši zálohy v bodě 4.4. Účastnické smlouvy.
Výše denních sazeb Erasmus+ naleznete zde.
POZOR!! Na přijímající univerzitě je nutné nechat si potvrdit CONFIRMATION nebo POTVRZENÍ O MOBILITĚ a přivézt ORIGINÁL.
Vracím se z Erasmu
Do 10 dnů po návratu z cesty ze zahraničí je nutné:
- odevzdat na ekonomické oddělení-
Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript. spolu s podepsaným cestovním příkazem i originál doklady o zaplacení související s pobytem zahraničí, na základě kterých bude cestovní příkaz vyúčtován. Zároveň je nutné k dokladům přiložit i ORIGINÁL Confirmation of teaching/training a kopii zaslat mailem naTato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript. . Českou verzi Potvrzení o délce pobytu je možné použít v případě výjezdu na Slovensko. - dále do mailu Vám přijde tzv. EU Survey - z mailové adresy:
Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript. - POZOR ČASTO KONČÍ V NEVYŽÁDANÉ POŠTĚ NEBO VE SPAMU. V mailu naleznete odkaz na on-line dotazník a ten musíte vyplnit. Pokud mail neobdržíte, kontaktujte přímoTato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript. na rektorátu a ona Vám nechá e-mail znovu poslat. - zaslat vyplněnou Závěrečnou zprávu ze zahraniční cesty na
Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript. (sken s podpisem).
Metodika zpracování zahraniční mobility
Žádost o mobilitu
Erasmus+ výukový pobyt
- Mobilitní smlouva - výuka
- Mobility Agreement - Teaching
- Potvrzení o délce výuky v zahraničí
- Confirmation Teaching
- Účastnická smlouva
- Výše sazeb Erasmus+ na pobytové náklady zaměstnanců
Erasmus+ školení
- Mobilitní smlouva - školení
- Mobility Agreement - Training
- Potvrzení o délce školení v zahraničí
- Confirmation of training
- Účastnická smlouva
- Výše sazeb Erasmus+ na pobytové náklady zaměstnanců
Ostatní zahraniční cesty
|
||
Odkaz pro stažení videa: ZDE |
Odkaz pro stažení videa: ZDE |