krok za krokem pro zaměstnance vyjíždějící na zahraniční cestu

PŘED CESTOU

Od 1. 3. 2025 se všechny zahraniční služební cesty vyřizují výhradně elektronicky v systému VERSO. Doporučuje se řešit PŘÍKAZ S DOSTATEČNÝM PŘEDSTIHEM.

Podrobný postup je popsán v Metodice proděkana pro zahraniční vztahy.

1. Cesta v souladu s plánem zahraničních cest

• Zaměstnanec vyplní Příkaz zahraniční cesty elektronický (PZCe) v systému VERSO.
• Vygeneruje číslo PZCe.
• Vyplní schvalovací doložku (SD).
• Odešle SD e-mailem na: Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript.
• Po obdržení schválené SD dokončí PZCe ve VERSO.

2. Cesta mimo plán zahraničních cest

• Vyplnit žádost o schválení cesty (s vyjádřením ředitele ústavu).
• Požádat děkanku o schválení cesty mimo plán.
• Stanovisko děkanky zaslat na: Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript..

1. PŘÍPRAVA CESTY

Ubytování: zajišťuje si zaměstnanec sám, do PZCe uvede orientační cenu.

Doprava:

1. Spojení vlakem/autobusem: vyhledává zaměstnanec, originály jízdenek se přikládají k výkazu.
2. Letenky (tři možnosti – Podrobný postup je uveden v metodice): 
   • Vlastní vyhledání + objednání přes KZV
   • Zajištění přímo přes KZV
   • Samostatný nákup

3. Použití AUV (vlastní auto):

   • Žádost o povolení
   • Kopie technického prūkazu
   • Kopie havarijního pojištění
   • Doklad o školení řidičů

Cestovní pojištění:

• • Požádat na: Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript. (uvést tarif a termín), nebo
  • Předložit čestné prohlášení.

Záloha:

• • Po schválení cesty zadá požadavek do VERSO (uvést částku, měnu, způsob výplaty).

Konferenční poplatek:

V případě, že je nutné uhradit poplatek související se zahraniční pracovní cestou (např. účastnický, konferenční, registrační apod.), existují dvě možnosti:

1. Úhrada zaměstnancem z vlastních prostředků

• • Zaměstnanec uhradí poplatek samostatně a uvede jej v zahraničním příkazu k pracovní cestě.
  • Doklad o platbě (např. faktura, potvrzení o platbě, PDF výpis z banky apod.) je nutné přiložit k vyúčtování cestovního příkazu.
  • Platba musí být doložena originálem nebo kopií dokladu o zaplacení.

2. Úhrada prostřednictvím fakulty

• • Vyjíždějící pracovník vyplní Žádost o proplacení účastnického poplatku, ve které uvede:
  • výši poplatku, měnu a způsob platby (např. převod, platební karta),
  • zdroj financování (parametry interní účetní zakázky)
    • žádost e-mailem na: Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript. (způsob úhrady: online/kartou/převodem).

Víza:

V případě vízové povinnosti pro vstup do cílové země zajišťuje vízum zaměstnanec prostřednictvím příslušného zastupitelského úřadu (ambasády nebo konzulátu).

2. NÁKLADY CESTY

• Zaměstnanec doplní:
• ubytování, vedlejší výdaje, další náklady.
• Stravné se vypočítá automaticky.
• Ve spodní části Příkazu Zahraniční Cesty (PZCe):
• zadá zdroje financování (možno zadat více zdrojů),
• způsob proplacení (hotově/převodem).
• Číslo účtu musí odpovídat tomu, které je evidováno na JU.

Pozor: V případě vícezdrojových PZCe, pokud si zaměstnanec není jist rozložením financování, může kontaktovat KZV telefonicky nebo e-mailem a požádat o doplnění ve VERSU.

PO NÁVRATU

Do 10 kalendářních dní:

1. Vyplnit výkaz ze zahraniční cesty ve VERSO.
2. Naskenovat a vložit doklady o zaplacení.
3. Vytisknout košilku příloh z VERSO.
4. K tištěné košilce přiložit originály dokladů.
5. Předat nebo zaslat vnitřní poštou paní Lence Chvátalové (EKO).

ZÁVĚREČNÉ POVINNOSTI

• Vyplnit formulář závěrečné zprávy a zaslat na: Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript.
• Připravit podklad pro aktualitu na web.

Vyjíždím

Cesta do zahraničí v souladu s plánem zahraničních cest

Jedná-li se o zahraniční pracovní cestu, která je v souladu se schváleným plánem zahraničních cest, posílejte vyplněné cestovní příkazy přes referentku ústavu vnitřní poštou na Kancelář pro zahraniční vztahy ke schválení. POZOR! - referentka ústavu musí CP přidělit čárový PID kód!

Zaslat CP na Kancelář pro zahraniční vztahy ke schválení proděkanovi pro zahraniční vztahy (vždy s čárovým PID kódem).

Schválené CP budou dále zaslány na ekonomické oddělení ke schválení tajemníkovi fakulty a poté ke schválení paní děkance. Originál potvrzeného CP bude poté zaslán k Vašim rukám.

Cesta do zahraničí nad rámec plánu zahraničních cest

Pokud zahraniční cesta není ve schváleném plánu zahraničních cest, je navíc nutné k vyplněnému CP s čárovým PID kódem přiložit žádost o schválení zahraniční pracovní cesty s vyjádřením ředitele/ředitelky ústavu.

Vyplnit formulář cestovního příkazu (CP) v těchto kolonkách:

• Příjmení, Jméno, Titul
• Trvalé bydliště
• Útvar, osobní číslo, e-mail, tel.linka
• Počátek cesty ve tvaru: Č. Budějovice – ZSF (příp. bydliště), datum, čas
• Místo jednání ve tvaru: Země, město
• Účel cesty (např. aktivní účast na konferenci)
• Konec cesty ve tvaru: Č. Budějovice – ZSF (příp. bydliště), datum
• Spolucestující: pokud cestujete s kolegou, vyplňte jeho/její jméno a příjmení
• Zdroj financování

Cesta autem vlastním

Pokud máte v úmyslu jet na zahraniční pracovní cestu autem vlastním (AUV), je nutné přiložit k vyplněnému CP i žádost o povolení použití vlastního automobilu. Proto, aby bylo možné využít AUV, musíte předat kopii velkého technického průkazu a kopii havarijního pojištění na eko. oddělení k rukám paní Janákové. Dále je nezbytné absolvovat školení o použití  AUV na služební cesty. Kontaktní osobou je Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript..

Letenky

Jsou dvě možnosti zajištění letenek.

1. Zaměstnanec si letenku zajistí sám a doklad o zaplacení přiloží k vyúčtování Cestovního příkazu. Tato varianta je obvykle méně finančně nákladné, protože zaměstnanci jakožto fyzické osoby mohou letenky nakoupit od různých zprostředkovatelů, kteří nabízejí letenky za nižší ceny. Např. Skyscanner
2. Letenku objedná kancelář pro zahraniční vztahy a letenku předá zaměstnanci před cestou. Finančně méně výhodná varianta, poněvadž dodavatelé letenek nemohou konkurovat cenám internetových obchodů.

Konferenčního poplatek

V případě platby konferenčního poplatku před konferencí, je nutné mít schválený CP a poté je možné kontaktovat Kancelář pro zahraniční oddělení z žádostí o platbu poplatku. Pro tyto účely je nutné v případě platby konferenčního poplatku platební kartou, zaslat na email Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript. žádost o úhradu poplatku on-line nebo v případě platby poplatku bankovním převodem zaslat žádost o úhradu poplatku převodem.

Pojištění

Zaměstnanci fakulty jsou povinni mít před cestou sjednané zahraniční pojištění v minimálním stanoveném rozsahu. Kancelář pro zahraniční vztahy nabízí vyjíždějícím zaměstnancům pojištění do zahraničí UNIQA za zvýhodněné ceny. Zaměstannec nahlásí termín výjezdu, zvolený tarif a uhradí pojištění na pokladně u paní Janákové. Pojištění mu pak bude proplaceno v rámci vyúčtování cestovního příkazu.

Ubytování

Opět existují dvě možnosti zajištění ubytování:

1. Zaměstnanec si ubytování rezervuje sám a doklad o zaplacení po návratu ze zahraničí přiloží k cestovnímu příkazu.
2. Zaměstnanec požádá o zajištění ubytování kancelář pro zahraniční vztahy.

Záloha

Zálohana cestu je vyřizována až po schválení CP paní děkankou. Pokud požadujete zálohu, zašlete, prosím, mailem na Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript. následující podklady k vyplacení zálohy:

• ubytování – předpokládaná cena ubytování za noc;
• způsob dopravy a pojištění.

Kancelář pro zahraniční vztahy vypracuje podklady k vyplacení zálohy (100% kalkulované částky na ubytování a 80 % z ostatních kalkulovaných nákladů) a předá podklady na ekonomické oddělení. O záloze připravené k vyzvednutí informuje ekonomické oddělení vyjíždějícího zaměstnance přímo.

Vracím se

Doplnit do formuláře CP potřebné údaje v souladu s příslušnými doklady (datum a čas přejezdu přes hranice ČR nebo odletu/příletu z/do ČR), napsat datum + podpis na zadní straně a spolu s příslušnými doklady o zaplacení (za ubytování, dopravu, pojištění, atd.) nalepenými na A4 předat na ekonomické oddělení ke zpracování vyúčtování – a to do 10-ti dnů po návratu ze zahraniční pracovní cesty.

Zpráva ze zahraniční cesty – vyplňte formulář závěrečné zprávy a poté zašlete elektronicky na Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript.

Vyjíždím na Erasmus

V dostatečném předstihu (doporučujeme měsíc před odjezdem) je nutné s partnerskou institucí domluvit přesný termín pobytu a harmonogram přednášek a současně s tím vykorespondovat potvrzení formuláře Mobility agreement - teaching nebo Mobility agreement-training. České verze těchto dvou dokumentů Smlouva o školení a Smlouva o výukovém pobytu je možné použít v případě výjezdu na Slovensko.

Dále je potřeba vyplnit Cestovní příkaz pro zahraniční pracovní cestu - školení nebo Cestovní příkaz pro zahraniční pracovní cestu - výukový pobyt a spolu s vyplněnou Účastnickou smlouvou pro mobilitu zaměstnanců - školení nebo Účastnickou smlouvou pro mobilitu zaměstnanců – výukový pobyt zaslat na Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript..

Vyšší moc

Na základě zkušeností z případů s uplatňováním vyšší moci, které se objevily v důsledku pandemie COVID-19 v roce 2020, byla Domem zahraniční spolupráce (DZS) vypracována podrobná metodika vztahující se k této problematice. Útvar pro zahraniční vztahy JU, zpracoval stručný výtah z této metodiky pro všechny vyjíždějící studenty i zaměstnance. Doporučujeme podrobné prostudování, před zajišťováním výjezdu, tak aby jste, v případě uplatnění vyšší moci, měli k dispozici relevantní dokumenty.

Délka pobytu v zahraničí

Finanční podpora se poskytuje na oprávněné aktivity, které se uskuteční mezi 1. 9. 2024 a 30. 9. 2025.

Doba trvání výuky nebo školení odpovídá minimálně 2 dnům maximálně 2 měsícům bez doby cestování. Výuka však musí trvat minimálně 8 hodin za týden nebo kratší dobu. (tzn. minimálně 2 dny a 8 hodin výuky)

Upozorňujeme na nutnost dodržování termínů a způsobu dopravy určeného zaměstnavatelem, které jsou uvedeny v žádosti o povolení pracovní cesty. Pracovní cestu nelze zahájit v pátek, v sobotu lze pouze v případě, že se jedná o vzdálené místo pobytu a část neděle bude využita na odpočinek po cestě. V tomto případě je nutné podat písemně vysvětlení. Stejně tak by poslední den pobytu měla být nejpozději sobota. Toto je nutné zohlednit již při vyplňování všech dokumentů !

Vyplacení zálohy

Účastníkovi bude k realizaci mobility poskytnuta záloha. Výplata zálohy bude uskutečněna výhradně na základě řádně vyplněného a schváleného cestovního příkazu. Záloha bude poskytnuta v plné výši, tj. výše zálohy se stanoví vynásobením počtu dnů mobility a odpovídající denní sazby na pobytové náklady pro příslušnou hostitelskou zemi (pouze na fyzické období mobility bez dnů cesty).

Záloha je vyplácena v hotovosti v EUR na pokladně Rektorátu JU.

Pokud účastník požaduje jiný způsob výplaty zálohy či jinou výši zálohy, specifikuje způsob/výši zálohy v bodě 4.4. Účastnické smlouvy.

Výše denních sazeb Erasmus+ naleznete zde.

POZOR!!  Na přijímající univerzitě je nutné nechat si potvrdit CONFIRMATION nebo POTVRZENÍ O MOBILITĚ a přivézt ORIGINÁL.

Vracím se z Erasmu

Do 10 dnů po návratu z cesty ze zahraničí je nutné:

• odevzdat na ekonomické oddělení- Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript. spolu s podepsaným cestovním příkazem i originál doklady o zaplacení související s pobytem zahraničí, na základě kterých bude cestovní příkaz vyúčtován. Zároveň je nutné k dokladům přiložit i ORIGINÁL  Confirmation of teaching/training a kopii zaslat mailem na Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript.. Českou verzi Potvrzení o délce pobytu je možné použít v případě výjezdu na Slovensko.
• dále do mailu Vám přijde tzv. EU Survey - z mailové adresy: Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript. - POZOR ČASTO KONČÍ V NEVYŽÁDANÉ POŠTĚ NEBO VE SPAMU. V mailu naleznete odkaz na on-line dotazník a ten musíte vyplnit. Pokud mail neobdržíte, kontaktujte přímo Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript. na rektorátu a ona Vám nechá e-mail znovu poslat.
• zaslat vyplněnou Závěrečnou zprávu ze zahraniční cesty na Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript. (sken s podpisem).

Metodika zpracování zahraniční mobility

• Metodika zpracování zahraniční mobility

Žádost o mobilitu

• Jazykový pas
• Jazykový pas- instrukce 

Erasmus+ výukový pobyt

• Mobilitní smlouva - výuka
• Mobility Agreement - Teaching
• Potvrzení o délce výuky v zahraničí
• Confirmation Teaching
• Účastnická smlouva
• Výše sazeb Erasmus+ na pobytové náklady zaměstnanců 

Erasmus+ školení

• Mobilitní smlouva - školení
• Mobility Agreement - Training
• Potvrzení o délce školení v zahraničí
• Confirmation of training
• Účastnická smlouva
• Výše sazeb Erasmus+ na pobytové náklady zaměstnanců 

Ostatní zahraniční cesty

• Žádost o schválení zahraniční pracovní cesty
• Žádost o použití soukromého silničního motorového vozidla k pracovní cestě
• Schvalovací doložka před CPZe
• Čestné prohlášení zaměstnance o cestovním pojištění 
• Žádost o proplacení účastnického poplatku
• Formulář závěrečné zprávy