Zahraniční pobyty a stáže

Cesta do zahraničí v souladu s plánem zahraničních cest

Jedná-li se o zahraniční pracovní cestu, která je v souladu se schváleným plánem zahraničních cest, posílejte vyplněné cestovní příkazy přes referentku ústavu vnitřní poštou na Kancelář pro zahraniční vztahy ke schválení. POZOR! - referentka ústavu musí CP přidělit čárový PID kód!

Zaslat CP na Kancelář pro zahraniční vztahy ke schválení proděkanovi pro zahraniční vztahy (vždy s čárovým PID kódem).

Schválené CP budou dále zaslány na ekonomické oddělení ke schválení tajemníkovi fakulty a poté ke schválení paní děkance. Originál potvrzeného CP bude poté zaslán k Vašim rukám.

Cesta do zahraničí nad rámec plánu zahraničních cest

Pokud zahraniční cesta není ve schváleném plánu zahraničních cest, je navíc nutné k vyplněnému CP s čárovým PID kódem přiložit žádost o schválení zahraniční pracovní cesty s vyjádřením ředitele/ředitelky ústavu.

Vyplnit formulář cestovního příkazu (CP) v těchto kolonkách:

• Příjmení, Jméno, Titul
• Trvalé bydliště
• Útvar, osobní číslo, e-mail, tel.linka
• Počátek cesty ve tvaru: Č. Budějovice – ZSF (příp. bydliště), datum, čas
• Místo jednání ve tvaru: Země, město
• Účel cesty (např. aktivní účast na konferenci)
• Konec cesty ve tvaru: Č. Budějovice – ZSF (příp. bydliště), datum
• Spolucestující: pokud cestujete s kolegou, vyplňte jeho/její jméno a příjmení
• Zdroj financování

Cesta autem vlastním

Pokud máte v úmyslu jet na zahraniční pracovní cestu autem vlastním (AUV), je nutné přiložit k vyplněnému CP i žádost o povolení použití vlastního automobilu. Proto, aby bylo možné využít AUV, musíte předat kopii velkého technického průkazu a kopii havarijního pojištění na eko. oddělení k rukám paní Janákové. Dále je nezbytné absolvovat školení o použití  AUV na služební cesty. Kontaktní osobou je Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript..

Letenky

Jsou dvě možnosti zajištění letenek.

1. Zaměstnanec si letenku zajistí sám a doklad o zaplacení přiloží k vyúčtování Cestovního příkazu. Tato varianta je obvykle méně finančně nákladné, protože zaměstnanci jakožto fyzické osoby mohou letenky nakoupit od různých zprostředkovatelů, kteří nabízejí letenky za nižší ceny. Např. Skyscanner
2. Letenku objedná kancelář pro zahraniční vztahy a letenku předá zaměstnanci před cestou. Finančně méně výhodná varianta, poněvadž dodavatelé letenek nemohou konkurovat cenám internetových obchodů.

Konferenčního poplatek

V případě platby konferenčního poplatku před konferencí, je nutné mít schválený CP a poté je možné kontaktovat Kancelář pro zahraniční oddělení z žádostí o platbu poplatku. Pro tyto účely je nutné v případě platby konferenčního poplatku platební kartou, zaslat na email Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript. žádost o úhradu poplatku on-line nebo v případě platby poplatku bankovním převodem zaslat žádost o úhradu poplatku převodem.

Pojištění

Zaměstnanci fakulty jsou povinni mít před cestou sjednané zahraniční pojištění v minimálním stanoveném rozsahu. Kancelář pro zahraniční vztahy nabízí vyjíždějícím zaměstnancům pojištění do zahraničí UNIQA za zvýhodněné ceny. Zaměstannec nahlásí termín výjezdu, zvolený tarif a uhradí pojištění na pokladně u paní Janákové. Pojištění mu pak bude proplaceno v rámci vyúčtování cestovního příkazu.

Ubytování

Opět existují dvě možnosti zajištění ubytování:

1. Zaměstnanec si ubytování rezervuje sám a doklad o zaplacení po návratu ze zahraničí přiloží k cestovnímu příkazu.
2. Zaměstnanec požádá o zajištění ubytování kancelář pro zahraniční vztahy.

Záloha

Zálohana cestu je vyřizována až po schválení CP paní děkankou. Pokud požadujete zálohu, zašlete, prosím, mailem na Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript. následující podklady k vyplacení zálohy:

• ubytování – předpokládaná cena ubytování za noc;
• způsob dopravy a pojištění.

Kancelář pro zahraniční vztahy vypracuje podklady k vyplacení zálohy (100% kalkulované částky na ubytování a 80 % z ostatních kalkulovaných nákladů) a předá podklady na ekonomické oddělení. O záloze připravené k vyzvednutí informuje ekonomické oddělení vyjíždějícího zaměstnance přímo.

Doplnit do formuláře CP potřebné údaje v souladu s příslušnými doklady (datum a čas přejezdu přes hranice ČR nebo odletu/příletu z/do ČR), napsat datum + podpis na zadní straně a spolu s příslušnými doklady o zaplacení (za ubytování, dopravu, pojištění, atd.) nalepenými na A4 předat na ekonomické oddělení ke zpracování vyúčtování – a to do 10-ti dnů po návratu ze zahraniční pracovní cesty.

Zpráva ze zahraniční cesty – vyplňte formulář závěrečné zprávy a poté zašlete elektronicky na Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript.

V dostatečném předstihu (doporučujeme měsíc před odjezdem) je nutné s partnerskou institucí domluvit přesný termín pobytu a harmonogram přednášek a současně s tím vykorespondovat potvrzení formuláře Mobility agreement - teaching nebo Mobility agreement-training. České verze těchto dvou dokumentů Smlouva o školení a Smlouva o výukovém pobytu je možné použít v případě výjezdu na Slovensko.

Dále je potřeba vyplnit Cestovní příkaz pro zahraniční pracovní cestu - školení nebo Cestovní příkaz pro zahraniční pracovní cestu - výukový pobyt a spolu s vyplněnou Účastnickou smlouvou pro mobilitu zaměstnanců zaslat na Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript..

Výplata cestovních náhrad se řídí Metodikou k poskytování cestovních náhrad u zahraničních mobilit zaměstnanců v rámci programu Erasmus+ (2014-2020).

Po podpisu smlouvy si vyřizujete případnou zálohu na Ekonomickém oddělení rektorátu.

Vyšší moc

Na základě zkušeností z případů s uplatňováním vyšší moci, které se objevily v důsledku pandemie COVID-19 v roce 2020, byla Domem zahraniční spolupráce (DZS) vypracována podrobná metodika vztahující se k této problematice. Útvar pro zahraniční vztahy JU, zpracoval stručný výtah z této metodiky pro všechny vyjíždějící studenty i zaměstnance. Doporučujeme podrobné prostudování, před zajišťováním výjezdu, tak aby jste, v případě uplatnění vyšší moci, měli k dispozici relevantní dokumenty.

Délka pobytu v zahraničí

Finanční podpora se poskytuje na oprávněné aktivity, které se uskuteční mezi 1. 7. 2019 a 31. 5. 2022 (z důvodu COVID-19 bylo období realizace prodlouženo až do konce května 2022).

Doba trvání výuky nebo školení odpovídá minimálně 2 dnům maximálně 2 měsícům bez doby cestování. Výuka však musí trvat minimálně 8 hodin za týden nebo kratší dobu. (tzn. minimálně 2 dny a 8 hodin výuky)

Upozorňujeme na nutnost dodržování termínů a způsobu dopravy určeného zaměstnavatelem, které jsou uvedeny v žádosti o povolení pracovní cesty. Pracovní cestu nelze zahájit v pátek, v sobotu lze pouze v případě, že se jedná o vzdálené místo pobytu a část neděle bude využita na odpočinek po cestě. V tomto případě je nutné podat písemně vysvětlení. Stejně tak by poslední den pobytu měla být nejpozději sobota. Toto je nutné zohlednit již při vyplňování všech dokumentů !

Vyplacení zálohy

Jakmile obdržíme všechny dokumenty řádně vyplněné a podepsané, automaticky předáváme „Žádost o povolení cesty do zahraniční a vyplacení zálohy a cestu“ a „Cestovní příkaz pro zahraniční pracovní cestu“ na ekonomické oddělení. Současně Vás o předání dokumentů pedagoga informujeme. Záloha na cestu Vám může být vyplacena nejdříve 14 dní před odjezdem. Zároveň si také domluví způsob převzetí peněz (šek, převod na účet) a v případě šeku také měnu, ve které bude chtít peníze vyplatit. Výše denních sazeb Erasmus+ naleznete zde.

Po návratu z cesty ze zahraničí je nutné:

• do 10 dnů odevzdat na ekonomické oddělení rektorátu JU - paní Janě Janákové spolu s podepsaným cestovním příkazem i originál doklady o zaplacení související s pobytem zahraničí, na základě kterých bude cestovní příkaz vyúčtován. Zároveň je nutné k dokladům přiložit i ORIGINÁL  Confirmation of teaching/training a kopii zaslat mailem na Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript.. Českou verzi Potvrzení o délce pobytu je možné použít v případě výjezdu na Slovensko.
• vyplnit on-line závěrečnou zprávu - výzva přijde do mailu (dokud nebude tento dotazník vyplněn, nemůže být mobilita uzavřena!)
• zaslat vyplněnou Závěrečnou zprávu ze zahraniční cesty na Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript. (sken s podpisem).

Před výjezdem

Cesta do zahraničí v souladu s plánem zahraničních cest

Jedná-li se o zahraniční pracovní cestu, která je v souladu se schváleným plánem zahraničních cest, posílejte vyplněné cestovní příkazy přes referentku ústavu vnitřní poštou na Kancelář pro zahraniční vztahy ke schválení. POZOR! - referentka ústavu musí CP přidělit čárový PID kód!

Zaslat CP na Kancelář pro zahraniční vztahy ke schválení proděkanovi pro zahraniční vztahy (vždy s čárovým PID kódem).

Schválené CP budou dále zaslány na ekonomické oddělení ke schválení tajemníkovi fakulty a poté ke schválení paní děkance. Originál potvrzeného CP bude poté zaslán k Vašim rukám.

Cesta do zahraničí nad rámec plánu zahraničních cest

Pokud zahraniční cesta není ve schváleném plánu zahraničních cest, je navíc nutné k vyplněnému CP s čárovým PID kódem přiložit žádost o schválení zahraniční pracovní cesty s vyjádřením ředitele/ředitelky ústavu.

Vyplnit formulář cestovního příkazu (CP) v těchto kolonkách:

• Příjmení, Jméno, Titul
• Trvalé bydliště
• Útvar, osobní číslo, e-mail, tel.linka
• Počátek cesty ve tvaru: Č. Budějovice – ZSF (příp. bydliště), datum, čas
• Místo jednání ve tvaru: Země, město
• Účel cesty (např. aktivní účast na konferenci)
• Konec cesty ve tvaru: Č. Budějovice – ZSF (příp. bydliště), datum
• Spolucestující: pokud cestujete s kolegou, vyplňte jeho/její jméno a příjmení
• Zdroj financování

Cesta autem vlastním

Pokud máte v úmyslu jet na zahraniční pracovní cestu autem vlastním (AUV), je nutné přiložit k vyplněnému CP i žádost o povolení použití vlastního automobilu. Proto, aby bylo možné využít AUV, musíte předat kopii velkého technického průkazu a kopii havarijního pojištění na eko. oddělení k rukám paní Janákové. Dále je nezbytné absolvovat školení o použití  AUV na služební cesty. Kontaktní osobou je Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript..

Letenky

Jsou dvě možnosti zajištění letenek.

1. Zaměstnanec si letenku zajistí sám a doklad o zaplacení přiloží k vyúčtování Cestovního příkazu. Tato varianta je obvykle méně finančně nákladné, protože zaměstnanci jakožto fyzické osoby mohou letenky nakoupit od různých zprostředkovatelů, kteří nabízejí letenky za nižší ceny. Např. Skyscanner
2. Letenku objedná kancelář pro zahraniční vztahy a letenku předá zaměstnanci před cestou. Finančně méně výhodná varianta, poněvadž dodavatelé letenek nemohou konkurovat cenám internetových obchodů.

Konferenčního poplatek

V případě platby konferenčního poplatku před konferencí, je nutné mít schválený CP a poté je možné kontaktovat Kancelář pro zahraniční oddělení z žádostí o platbu poplatku. Pro tyto účely je nutné v případě platby konferenčního poplatku platební kartou, zaslat na email Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript. žádost o úhradu poplatku on-line nebo v případě platby poplatku bankovním převodem zaslat žádost o úhradu poplatku převodem.

Pojištění

Zaměstnanci fakulty jsou povinni mít před cestou sjednané zahraniční pojištění v minimálním stanoveném rozsahu. Kancelář pro zahraniční vztahy nabízí vyjíždějícím zaměstnancům pojištění do zahraničí UNIQA za zvýhodněné ceny. Zaměstannec nahlásí termín výjezdu, zvolený tarif a uhradí pojištění na pokladně u paní Janákové. Pojištění mu pak bude proplaceno v rámci vyúčtování cestovního příkazu.

Ubytování

Opět existují dvě možnosti zajištění ubytování:

1. Zaměstnanec si ubytování rezervuje sám a doklad o zaplacení po návratu ze zahraničí přiloží k cestovnímu příkazu.
2. Zaměstnanec požádá o zajištění ubytování kancelář pro zahraniční vztahy.

Záloha

Zálohana cestu je vyřizována až po schválení CP paní děkankou. Pokud požadujete zálohu, zašlete, prosím, mailem na Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript. následující podklady k vyplacení zálohy:

• ubytování – předpokládaná cena ubytování za noc;
• způsob dopravy a pojištění.

Kancelář pro zahraniční vztahy vypracuje podklady k vyplacení zálohy (100% kalkulované částky na ubytování a 80 % z ostatních kalkulovaných nákladů) a předá podklady na ekonomické oddělení. O záloze připravené k vyzvednutí informuje ekonomické oddělení vyjíždějícího zaměstnance přímo.

Po návratu

Doplnit do formuláře CP potřebné údaje v souladu s příslušnými doklady (datum a čas přejezdu přes hranice ČR nebo odletu/příletu z/do ČR), napsat datum + podpis na zadní straně a spolu s příslušnými doklady o zaplacení (za ubytování, dopravu, pojištění, atd.) nalepenými na A4 předat na ekonomické oddělení ke zpracování vyúčtování – a to do 10-ti dnů po návratu ze zahraniční pracovní cesty.

Zpráva ze zahraniční cesty – vyplňte formulář závěrečné zprávy a poté zašlete elektronicky na Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript.

Výběrové řízení

Všichni zaměstnanci fakulty (akademičtí i neakademičtí pracovníci) mají možnost podat si žádost o Erasmus+ mobilitu s tím, že neakademičtí pracovníci mohou využít pouze možnost školení. Během zaměstnanci fakulty obdrží informaci o výběrovém řízení a o možnosti podání žádosti o mobilitu Erasmus+.

Na základě všech podaných žádostí je podán požadavek konkrétního počtu zaměstnaneckých mobilit za ZSF JU na Útvar zahraničních vztahů rektorátu, který takto zpracuje požadavky všech součástí JU a podá obvykle v průběhu měsíce února požadavek za celou JU Domu Zahraniční Spolupráce, který mimo jiné koordinuje i celorepublikovou agendu programu Erasmus+.

Samotné výběrové řízení na ZSF JU probíhá poté, co obdržíme z ÚZV JU konkrétní počty přidělených mobilit, což je obvykle na konci měsíce května. V případě že požadavek ZSF JU nebyl nijak krácen, proběhne tzv. dodatečné výběrové řízení, abychom vytvořili soubor náhradníků, kteří mohou vyjet na Erasmus+ mobilitu v případě, že některá z plánovaných mobilit neproběhne.

Před výjezdem

V dostatečném předstihu (doporučujeme měsíc před odjezdem) je nutné s partnerskou institucí domluvit přesný termín pobytu a harmonogram přednášek a současně s tím vykorespondovat potvrzení formuláře Mobility agreement - teaching nebo Mobility agreement-training. České verze těchto dvou dokumentů Smlouva o školení a Smlouva o výukovém pobytu je možné použít v případě výjezdu na Slovensko.

Dále je potřeba vyplnit Cestovní příkaz pro zahraniční pracovní cestu - školení nebo Cestovní příkaz pro zahraniční pracovní cestu - výukový pobyt a spolu s vyplněnou Účastnickou smlouvou pro mobilitu zaměstnanců zaslat na Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript..

Výplata cestovních náhrad se řídí Metodikou k poskytování cestovních náhrad u zahraničních mobilit zaměstnanců v rámci programu Erasmus+ (2014-2020).

Po podpisu smlouvy si vyřizujete případnou zálohu na Ekonomickém oddělení rektorátu.

Vyšší moc

Na základě zkušeností z případů s uplatňováním vyšší moci, které se objevily v důsledku pandemie COVID-19 v roce 2020, byla Domem zahraniční spolupráce (DZS) vypracována podrobná metodika vztahující se k této problematice. Útvar pro zahraniční vztahy JU, zpracoval stručný výtah z této metodiky pro všechny vyjíždějící studenty i zaměstnance. Doporučujeme podrobné prostudování, před zajišťováním výjezdu, tak aby jste, v případě uplatnění vyšší moci, měli k dispozici relevantní dokumenty.

Délka pobytu v zahraničí

Finanční podpora se poskytuje na oprávněné aktivity, které se uskuteční mezi 1. 7. 2019 a 31. 5. 2022 (z důvodu COVID-19 bylo období realizace prodlouženo až do konce května 2022).

Doba trvání výuky nebo školení odpovídá minimálně 2 dnům maximálně 2 měsícům bez doby cestování. Výuka však musí trvat minimálně 8 hodin za týden nebo kratší dobu. (tzn. minimálně 2 dny a 8 hodin výuky)

Upozorňujeme na nutnost dodržování termínů a způsobu dopravy určeného zaměstnavatelem, které jsou uvedeny v žádosti o povolení pracovní cesty. Pracovní cestu nelze zahájit v pátek, v sobotu lze pouze v případě, že se jedná o vzdálené místo pobytu a část neděle bude využita na odpočinek po cestě. V tomto případě je nutné podat písemně vysvětlení. Stejně tak by poslední den pobytu měla být nejpozději sobota. Toto je nutné zohlednit již při vyplňování všech dokumentů !

Vyplacení zálohy

Jakmile obdržíme všechny dokumenty řádně vyplněné a podepsané, automaticky předáváme „Žádost o povolení cesty do zahraniční a vyplacení zálohy a cestu“ a „Cestovní příkaz pro zahraniční pracovní cestu“ na ekonomické oddělení. Současně Vás o předání dokumentů pedagoga informujeme. Záloha na cestu Vám může být vyplacena nejdříve 14 dní před odjezdem. Zároveň si také domluví způsob převzetí peněz (šek, převod na účet) a v případě šeku také měnu, ve které bude chtít peníze vyplatit. Výše denních sazeb Erasmus+ naleznete zde.

Po návratu

Po návratu z cesty ze zahraničí je nutné:

• do 10 dnů odevzdat na ekonomické oddělení rektorátu JU - paní Janě Janákové spolu s podepsaným cestovním příkazem i originál doklady o zaplacení související s pobytem zahraničí, na základě kterých bude cestovní příkaz vyúčtován. Zároveň je nutné k dokladům přiložit i ORIGINÁL  Confirmation of teaching/training a kopii zaslat mailem na Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript.. Českou verzi Potvrzení o délce pobytu je možné použít v případě výjezdu na Slovensko.
• vyplnit on-line závěrečnou zprávu - výzva přijde do mailu (dokud nebude tento dotazník vyplněn, nemůže být mobilita uzavřena!)
• zaslat vyplněnou Závěrečnou zprávu ze zahraniční cesty na Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript. (sken s podpisem).