Příprava na cestu

Administrativní podpora

Ing. Jana Ředinová, Kancelář pro zahraniční vztahy, ZSF JU (KZV)

Mgr. Zdeňka Novotná, Útvar pro zahraniční vztahy, rektorát Jihočeské univerzity (ÚZV)

Postup

Zaměstnanec nejprve vyplní tzv. Mobility Agreement (MA) a zašle ji ke kontrole a doplnění na KZV.

Po kontrole MA dohodne zaměstnanec s přijímající univerzitou termín a obsah mobility. Jakmile je vše dohodnuto, přijímající univerzita MA potvrdí a zašle zpět podepsaný sken.

Poté KZV zašle zaměstnanci Účastnickou smlouvu (ÚS), ve které jsou uvedeny limitní částky Erasmus+ grantu na cestovní a pobytové náklady (stravné, ubytování, místní doprava a další výdaje spojené s cestou).
Zaměstnanec ÚS vyplní a zašle zpět na KZV spolu s podklady pro zajištění letenky a cestovního pojištění. Podpis ÚS je následně řešen ÚZV. Originály ÚS jsou zaměstnancům doručovány vnitřní poštou. Zaměstnanci po podpisu jedno paré ÚS zasílají přímo na ÚZV dle instrukcí.

Administrativa se vyřizuje výhradně elektronicky v systému VERSO.

Pro Erasmus+ se vyplňuje formulář „Erasmus – příkaz na cestu“ (PZCE).

Postup je popsán v Metodice proděkana pro zahraniční vztahy.

Doprava a ubytování

Ubytování: Zaměstnanec zajišťuje sám, cenu uvede do PZCE.

Doprava:

• Vlak/autobus: Zaměstnanec vyhledá spojení, originály jízdenek přikládá k výkazu.
• Letenky: Objednávají se výhradně přes KZV dle metodiky.
• Vlastní auto (AUV): Nutné povolení, kopie technického průkazu, havarijního pojištění a doklad o školení řidičů.

Cestovní pojištění

Zaměstnanec požádá KZV o zajištění pojištění. Při nákupu letenky je nutné pojištění storna – v takovém případě se nejprve rezervuje letenka, až poté ubytování.

Záloha

Po schválení cesty lze podat žádost o zálohu ve VERSO (částka, měna, způsob výplaty) – stejná částka musí být uvedena i v Účastnické smlouvě.

Náklady

• Ubytování, vedlejší a další výdaje zaměstnanec doplní do PZCE.
• Stravné se počítá automaticky.
• V PZCE je nutné uvést zdroj financování (lze více zdrojů) a způsob proplacení. Pokud si zaměstnanec není jist rozložením financí, doporučuje se kontaktovat KZV a nechat zdroje zkontrolovat.