Příprava na cestu
Administrativní podpora
Ing. Jana Ředinová, Kancelář pro zahraniční vztahy, ZSF JU (KZV)
Řešitel projektu (příkazce operace). Každý, kdo plánuje zahraniční cestu hrazenou z projektu, musí předem ověřit dostupné finanční prostředky. Klíčovou osobou je řešitel projektu (tzv. příkazce operace), který má přehled o rozpočtu a schvaluje využití peněz na konkrétní služební cestu. Před přípravou cesty je nutné se s řešitelem spojit a projednat finanční možnosti a podmínky čerpání.
Postup
V dostatečném předstihu (doporučujeme měsíc před odjezdem) je nutné začít vyřizovat jednotlivé administrativní úkony.
Cestovní příkaz se vyřizuje výhradně elektronicky v systému VERSO.
Vyplňuje formulář „Příkaz na zahraniční cestu“ (PZCe).
Postup je popsán v Metodice proděkana pro zahraniční vztahy.
Účast na konferenci
V případě aktivní účasti na konferenci je nutné řádně se na konference registrovat popř. uhradit účastnický poplatek.
Doprava a ubytování
Ubytování: Zaměstnanec zajišťuje sám, cenu uvede do PZCE.
Doprava:
- Vlak/autobus: Zaměstnanec vyhledá spojení, originály jízdenek přikládá k výkazu.
- Letenky: Možnosti vyhledání a zajištění letenek jsou detailně popsány v metodice.
- Vlastní auto (AUV): Nutné povolení, kopie technického průkazu, havarijního pojištění a doklad o školení řidičů.
Cestovní pojištění
Zaměstnanec požádá KZV o zajištění pojištění. Při nákupu letenky je nutné pojištění storna – v takovém případě se nejprve rezervuje letenka, až poté ubytování.
Záloha
Po schválení cesty lze podat žádost o zálohu ve VERSO, kde zaměstnanec uvádí částku, měnu a, způsob výplaty.
Náklady
- Ubytování, vedlejší a další výdaje zaměstnanec doplní do PZCe.
- Stravné se počítá automaticky.
- je nutné uvést zdroj financování (lze více zdrojů) a způsob proplacení. Pokud si zaměstnanec není jist rozložením financí, doporučuje se kontaktovat Ekonomické oddělení ZSF JU a nechat zdroje zkontrolovat.
