Co vás čeká po příjezdu a jak si poradit s výzvami 

Termíny příjezdu  

O konkrétních termínech příjezdu a způsobu zápisu budete informováni fakultní Erasmus koordinátorkou. Naplánujte si příjezd tak, abyste na místě byli včas a s přiměřeným předstihem. 

Podpora při příjezdu 

Některé zahraniční instituce (zejména univerzity) poskytují studentům podporu formou mentorského nebo buddy systému – místní student nebo zástupce instituce vám pomůže s orientací, ubytováním i administrativou. Tento systém se obvykle týká stáží organizovaných u partnerských univerzit.  

Úvodní administrativa po příjezdu 

Pokud neobdržíte konkrétní pokyny k povinnostem po příjezdu, kontaktujte co nejdříve International Office nebo koordinátora přijímající instituce. Místní Erasmus koordinátor vám sdělí, co je potřeba doložit nebo podepsat. 

Jak zvládnout kulturní šok při pobytu v zahraničí 

• Připravte se předem – naučte se základní fráze a zjistěte informace o místní kultuře. 

• Zapojte se do místní komunity – účastněte se akcí, seznamujte se s lidmi a nebojte se ptát. 

• Udržujte zdravý režim – spěte dostatečně, jezte vyváženě a pravidelně se věnujte pohybu. 

• Sdílejte své pocity – konzultujte své obavy i radosti s přáteli nebo poradcem. 

• Buďte trpěliví a otevření – přijměte, že adaptace vyžaduje čas, a respektujte odlišnosti. 

Během stáže  

Před zahájením pobytu obdržíte kontakt na koordinátora přijímající instituce, který bude: 

• dohlížet na obsah a průběh stáže 

• potvrzovat výkaz práce 

• připravovat závěrečné hodnocení stáže LATD 

Pozor: V některých institucích je koordinátor jiný pro každé oddělení. V takovém případě si vyžádejte samostatné hodnocení z každého oddělení, kde budete působit. 

Výkaz práce a hodnocení 

Student je povinen během celé stáže: 

• vést výkaz práce (obdoba logbooku) - odkaz 

• získat hodnocení od každého mentora/koordinátora stáže 

• na konci stáže požádat o potvrzení o vykonané praxi (odkaz)– dokument musí být vystaven na hlavičkovém papíru organizace a 1. Potvrzení o délce pobytu – Learning Agreement for Traineeship (část D formuláře, tzv. LATD) 

Na základě výkazu práce a potvrzení o absolvované praxi bude stáž uznána v odpovídajícím rozsahu oborovým koordinátorem zahraniční odborné praxe po vašem návratu. 

Během zahraniční stáže mohou nastat 3 situace, které je nutné administrativně řešit: 

1. Změna v pracovní náplni stáže 

Pokud během pobytu dojde ke změnám v pracovní náplni (např. změna oddělení, obsahu nebo koordinátora), postupujte následovně: 

• vyplňte část „During the Mobility“ v dokumentu Learning Agreement for Traineeship (LAT) 

• zajistěte podpisy všech tří stran (student, vysílající a přijímající instituce) 

• změny zaznamenejte i v části D – „After mobility“ (LATD) 

Doporučení: V případě problémů ohrožujících průběh stáže kontaktujte ihned fakultního koordinátora. 

1. Prodloužení stáže 

Stáž je možné prodloužit za následujících podmínek: 

• student požádá nejpozději 30 dní před původním datem ukončení 

• podá Žádost o prodloužení praktické stáže (formulář obsahuje i motivační část) - odkaz 

• původní a prodloužený pobyt musí časově navazovat 

• maximální doba mobility nesmí překročit 12 měsíců v jednom studijním cyklu 

• pobyt musí být ukončen nejpozději 30. 9. daného akademického roku 

Student je dále povinen uzavřít na Útvaru pro zahraniční vztahy rektorátu JU Dodatek k Účastnické smlouvě, který upraví délku a finanční podmínky mobility. 

Poznámka: Prodloužením pobytu nevzniká automaticky nárok na další stipendium. Student si hradí prodloužený pobyt z vlastních zdrojů, případně se o možnostech financování informuje u koordinátorky ÚZV. 

1. Zkrácení stáže 

Zkrácení pobytu je možné pouze ve výjimečných případech a: 

• musí být schváleno vysílající institucí 

• je nutné doložit písemné odůvodnění 

• stipendium bude poměrně zkráceno 

Upozornění: Pokud student nedodrží minimální délku pobytu (2 měsíce), je povinen vrátit celé stipendium, pokud se nejedná o případ ukončení z důvodu vyšší moci. 

Jak získat stipendium a mít vše pojištěné a podepsané včas 

Online jazyková podpora – Bonus k mobilitě Erasmus 

Máte možnost absolvovat jazykový test na platformě EU Academy (odkaz obdržíte e-mailem). 
Na základě výsledků Vám může být přidělena licence k online jazykovému kurzu. 
Pokud licenci přijmete, máte povinnost kurzem projít. 

Ubytování 

Včas vyplňte a odešlete ubytovací formuláře podle pokynů přijímající organizace, pakliže nějaké obdržíte. Některé instituce ani univerzity ubytování nezajišťují nebo nabízejí pouze soukromé a nákladné varianty – v takovém případě si bydlení zajišťujete samostatně. 

Doprava  

Student si dopravu na místo zahraniční stáže či studijního pobytu zajišťuje a hradí sám. Zvolený způsob dopravy je třeba uvést v účastnické smlouvě. 

Erasmus+ program podporuje ekologicky šetrné cestování – tzv. green travel, tedy dopravu s nižší uhlíkovou stopou. Mezi formy „zeleného cestování“ patří zejména vlak, autobus nebo spolujízda.  

Každý student by měl při plánování cesty zohlednit nejen čas a pohodlí, ale také hospodárnost a celkový rozpočet mobility. Erasmus+ stipendium je příspěvkem na náklady spojené s pobytem v zahraničí (ubytování, strava, doprava, pojištění aj.) a student s ním musí samostatně a zodpovědně hospodařit. Celkové náklady na mobilitu je proto vhodné promyslet dopředu. 

Pojištění 

Každý student vyjíždějící na praktickou stáž v rámci programu Erasmus+ je povinen mít po celou dobu pobytu v zahraničí platné cestovní pojištění, které pokrývá více než jen základní zdravotní péči poskytovanou na základě Evropského průkazu zdravotního pojištění (EHIC). 

• Evropský průkaz zdravotního pojištění (EHIC) - bezplatně vydává zdravotní pojišťovna; slouží k náhradě nezbytné zdravotní péče v zemích EU. 

• Cestovní pojištění nad rámec EHIC, které musí zahrnovat minimálně: 

• pojištění léčebných výloh, 

• repatriaci (návrat do ČR ze zdravotních důvodů), 

• pojištění odpovědnosti, 

• doporučujeme i pojištění na ztrátu zavazadel či úrazové pojištění. 
  

Možnost zajištění cestovního pojištění (pojištění UNIQA) 

ZSF JU nabízí studentům možnost zprostředkování pojištění UNIQA, které je přizpůsobeno potřebám zahraničních studijních i praktických pobytů. 

Postup: 

• Student si vybere tarif (přehled dostupných tarifů je k dispozici ZDE). 

• Sdělí vybraný tarif, konkrétních termíny odjezdu a návratu a fakultní Erasmus koordinátorce 

• Následně obdrží mailem informační balíček včetně asistenční karty a výzvu k úhradě pojištění přes IS STAG – platba je možná i pomocí QR kódu. 

Doporučený minimální tarif – K5O, který je vhodný pro většinu mobilit a zahrnuje mimo jiné: 

• pojištění léčebných výloh a repatriace, 

• pojištění odpovědnosti za škodu, včetně škody na zapůjčených věcech, 

• platnost i pro odborné praxe v zahraničí. 

Student si může sjednat i vlastní cestovní pojištění u jiné pojišťovny. V takovém případě je však povinen: 

• předložit smlouvu platnou po celou dobu pobytu v zahraničí, 

• doložit, že sjednaný tarif odpovídá minimálnímu rozsahu pojištění K5O (včetně repatriace, odpovědnosti a platnosti pro odbornou činnost). 

Vyšší moc 

Doporučujeme prostudovat stručný výtah metodiky DZS týkající se případů vyšší moci (např. přerušení mobility z vážných důvodů). Materiály poskytuje Útvar pro zahraniční vztahy JU. 

Zdravotní stav 

Před výjezdem doložte potvrzení o zdravotním stavu od praktického lékaře. Formulář odevzdejte fakultní Erasmus koordinátorce.  

Bankovní účet a výplata stipendia 

Stipendium Vám bude vyplaceno bezhotovostně výhradně na účet, jehož jste majiteli. Účet může být veden v CZK nebo EUR, v ČR nebo v zahraničí. Doporučujeme zřízení účtu v měně EUR kvůli možným poplatkům za převod. 

Výše stipendia je určena podle počtu dnů pobytu a finanční tabulky Erasmus+ pro danou zemi, jež naleznete v účastnické smlouvě. 

Při podpisu smlouvy je nutné vždy předložit: 

• číslo účtu (včetně kódu banky), 

• název banky a adresu pobočky, 

• IBAN, 

• BIC/SWIFT kód, 

• měnu účtu. 

Navýšení stipendia z důvodu znevýhodnění 

Zahraniční mobilita může být finančně náročnější pro studenty se specifickými potřebami. Program Erasmus+ nabízí možnost navýšení stipendia (tzv. inkluzivní podpora), která pokrývá až 100 % reálných zvýšených nákladů souvisejících se znevýhodněním. 

Kdo může žádat 

studenti ZSF JU s doloženým zdravotním, sociálním nebo jiným znevýhodněním, které ztěžuje mobilitu. 

Dvě možnosti podpory 

Co lze hradit 

• asistentské služby, 

• speciální ubytování a doprava, 

• zdravotní péče, rehabilitace, 

• dietní strava, zdravotní pomůcky aj. 

Jak postupovat 

1. Informujte fakultní Erasmus koordinátorku ještě před schválením výjezdu. 

1. Vyplňte žádost o navýšení finanční podpory a čestné prohlášení.  

1. Přiložte potřebné dokumenty dle typu žádosti. 

1. Předložte kompletní podklady fakultní Erasmus koordinátorce. 

Uzavření účastnické smlouvy 

Před výjezdem student uzavírá Účastnickou smlouvu s JU.  

• Jakmile má student kompletní dokumentaci potřebnou pro uzavření smlouvy (zejména Learning Agreement schválený všemi stranami), předává fakultní Erasmus koordinátorka veškeré podklady na Útvar zahraničních vztahů Rektorátu (UZV). 

• Erasmus koordinátorka zároveň studentovi zašle pokyn, aby si domluvil termín podpisu smlouvy s Ing. Hanou Vaškovou z UZV. 

• Smlouva se podepisuje osobně na UZV Rektorátu JU - Branišovská 31a, České Budějovice. Bez osobního podpisu není možné mobilitu zahájit. 

Potvrzení o finančním zajištění pobytu 

V některých zemích musí studentky a studenti doložit, že nejsou zátěží místního sociálního systému. 

Postup: 

• ÚZV vystaví na požádání potvrzení o účasti v programu Erasmus+ (na základě přijetí). 

• Pokud země vyžaduje doložit finanční krytí v určité výši, a Erasmus+ grant ho nepokrývá, je nutné předložit také výpis z bankovního účtu dokládající zbývající částku. 

Program stáže pod kontrolou – co zařídit po přijetí 

Přijímající organizace může být jakákoliv veřejná nebo soukromá organizace aktivní na pracovním trhu nebo v oblasti vzdělávání, odborné přípravy či mládeže (veřejný či soukromý podnik, veřejný subjekt na místní, regionální nebo národní úrovni, profesní asociace, obchodní unie, výzkumné instituty, nadace, NNO, neziskové organizace, instituty a vzdělávací centra atd.) 

Nepřípustné jsou instituce Evropské unie a organizace spravující programy EU (např. národní agentury), kvůli možnému střetu zájmů a riziku dvojího financování. 

V organizaci budete pracovat na plný úvazek podle předem dohodnutého pracovního plánu, který je definován v Learning Agreement for Traineeship (LAT) 

Pracovní plán stáže (Learning Agreement for Traineeship – LAT) 

• Learning Agreement for Traineeship je klíčový dokument definující podmínky pracovní stáže v programu Erasmus+. Skládá se ze tří částí:  

• Before the mobility (náplň stáže, termín, pojištění – podepisují všechny tři strany před výjezdem),  

• During the mobility (používá se jen v případě změn), a  

• After the mobility (shrnutí a hodnocení stáže – vyplňuje a potvrzuje pouze přijímající organizace). Student je povinen doručit originál podepsaného dokumentu po návratu zpět fakultní Erasmus koordinátorce. 

Stáž probíhá na plný úvazek a její náplň je vždy předem dohodnuta v dokumentu Learning Agreement for Traineeship (LAT). 

Fakulta má širokou síť zahraničních partnerů, s nimiž jsou předjednány podmínky odborných stáží – nejčastěji v délce 2 měsíců. 

Konkrétní nabídky zahraničních stáží pro jednotlivé studijní programy jsou dostupné zde.  

Ve většině případů obdrží studenti již LAT s pracovní náplní. Pokud má student individuální požadavky na obsah stáže, může je projednat s fakultní koordinátorkou Erasmus+, která ověří možnosti změn u přijímající organizace. 

Postup pro řešení případných změn v průběhu stáže je popsán v kapitole „Realizace stáže“. 

Vlastní vyhledání stáže studentem 

Student může přijímající organizaci vyhledat i samostatně. V tom případě musí již při výběrovém řízení doložit: 

• přesný název a kontaktní údaje organizace 

• předpokládaný termín stáže 

• návrh pracovní náplně 

V průběhu domlouvání stáže je nutné dodat také kontakt na odpovědnou osobu v zahraniční organizaci, která bude administrativně zajišťovat přijetí a potvrzení dokumentů. 

Pozor: Náplň praxe je vždy nutné konzultovat s odborným garantem zahraniční praxe příslušného studijního programu. 

Možnosti uznání: 

• Pokud je stáž součástí studijního plánu, bude uznána v plném rozsahu dle schválené pracovní náplně. 

• Pokud je stáž mimo rámec studia, nebude započítána do studijního plánu. 

Všechny úspěšně ukončené předměty/praktické činnosti absolvované během zahraniční stáže budou uvedeny v Diploma Supplement (tj. oficiální příloha k vysokoškolskému diplomu, která obsahuje detailní informace o absolvovaném studiu a praxi. Je automaticky vydáván každému absolventovi a usnadňuje uznání kvalifikace v zahraničí.) 

Potvrzení dokumentů 

Vyplněný a schválený Learning Agreement for Traineeship (LAT) je třeba předložit ke kontrole a podpisu fakultnímu koordinátorovi. 
Dokument musí být schválen všemi stranami před zahájením stáže. 

Studenti ZSF JU se mohou zapojit také do kombinovaného intenzivního programu (BIP – Blended Intensive Programme), což je krátkodobý mezinárodní kurz kombinující virtuální a fyzickou mobilitu. Fyzická část v zahraničí trvá 5–30 dní, virtuální výuka probíhá dle charakteru programu. Podmínkou účasti je řádné studium na ZSF JU v prezenční nebo kombinované formě, bez přerušení či ukončení, a úspěšné absolvování výběrového řízení. Program je uznatelný po získání min. 3 ECTS kreditů na partnerské instituci. BIPy probíhají pouze na základě platných bilaterálních nebo celouniverzitních smluv.